Verwerkingsverantwoordelijke van de gegevens
De Koninklijke Mechelse Schaakkring (verder in dit document KMSK genoemd) verzamelt, verwerkt en bewaart persoonsgegevens van leden en contactpersonen. Ze verbindt zich ertoe deze gegevens te beschermen. Ons beleid rond de bescherming van personen bij de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016, ook bekend onder de afkorting AVG of GDPR in het Engels.
Waarom verzamelen we persoonlijke gegevens?
De KMSK verzamelt, verwerkt en bewaart persoonsgegevens uitsluitend voor de organisatie van verenigingsactiviteiten, ledenadministratie, communicatie en de uitvoering van onze statuten en huishoudelijk reglement.
Welke informatie wordt er verzameld?
Inschrijvingsgegevens
De volgende gegevens worden verzameld, verwerkt en bewaard. Indien het lid gekozen heeft voor een hoofdaansluiting, dan worden ze gedeeld met de Nationale Schaakfederatie KBSB:
- Naam
- Voornaam
- Geslacht
- Geboortedatum
- Adres
- Telefoonnummer (tenzij minderjarig en geen toestemming van ouders/voogd)
- E-mailadres (tenzij minderjarig en geen toestemming van ouders/voogd)
Voor minderjarige leden is de toestemming van ouders/voogd altijd vereist.
Verstrekking van de gegevens
Koninklijke Belgische Schaakbond (KBSB)
Voor leden die kiezen voor een aansluiting bij de schaakfederaties, worden de volgende gegevens aan de KBSB bezorgd:
- Naam
- Voornamen
- Geslacht
- Geboortedatum
- E-mailadres (tenzij minderjarig en geen toestemming van ouder/voogd)
De KBSB verwerkt deze gegevens met als doeleind om haar taak als Belgische schaakfederatie te kunnen voldoen. De gegevens worden via de KBSB aan de FIDE, VSF en Liga Antwerpen verstrekt. De KBSB beschrijft de verwerking van de gegevens in het intern reglement: intern reglement KBSB.
Via de Vlaamse Schaakfederatie (VSF) wordt het lid verzekerd: vlaamseschaakfederatie.be/verzekering
Stad Mechelen
Voor de jaarlijkse subsidie die bij dienst Sport van de Stad Mechelen wordt aangevraagd, dient een ledenlijst ingediend te worden met daarin de volledige ledenlijst van de club (met of zonder inschrijving bij de federatie). De volgende gegevens worden gedeeld met de Stad Mechelen:
- Naam
- Voornamen
- Adres
- Geboortedatum
Deze gegevens worden verstrekt op basis van het Stedelijk reglement inzake subsidie voor sportwerking, Artikel 5.2.2: Bewijsstuk 1: de aansluitingslijst.
Bron: Subsidiereglement sportwerking (Stad Mechelen)
Andere partijen
De gegevens worden in geen enkel ander geval zonder toestemming verstrekt aan enige andere partij.
Verwerkers van de gegevens
Odoo SA/NV treedt op als verwerker van de persoonsgegevens namens de KMSK, die als verwerkingsverantwoordelijke optreedt. De KMSK gebruikt het Odoo Online platform in het kader van de organisatie van haar verenigingsactiviteiten. Onder andere de ledenadministratie, shiftplanning en andere clubgerelateerde activiteiten worden gefaciliteerd met behulp van het platform van Odoo.
De volgende persoonlijke gegevens worden daarvoor in Odoo verwerkt:
- Naam
- Voornamen
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Odoo garandeert dat persoonsgegevens worden opgeslagen en verwerkt in overeenstemming met de GDPR en andere toepasselijke wetgeving.
- Odoo gebruikt subverwerkers (bijv. hostingproviders) die eveneens voldoen aan de GDPR-wetgeving.
- Odoo gebruikt beveiligingsmaatregelen zoals encryptie, toegangscontrole, en regelmatige audits om de veiligheid van gegevens te waarborgen.
- Gegevens worden opgeslagen in datacenters binnen de EU (of in landen met een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie) en zijn onderworpen aan strikte vertrouwelijkheidsafspraken.
Hoe lang worden de gegevens bewaard?
De KMSK bewaart en actualiseert de gegevens zolang het lidmaatschap actief is.
Indien het lidmaatschap wordt beëindigd of niet wordt verlengd, worden de gegevens gedurende 1 jaar behouden met als doel om de inschrijving doorheen het lopende seizoen te kunnen vernieuwen indien de persoon zich later opnieuw inschrijft.
Na deze periode van 1 jaar, zal de KMSK enkel de volgende gegevens bewaren:
- Naam
- Voornamen
- E-mailadres
- Telefoonnummer
Alle overige persoonsgegevens worden verwijderd of geanonimiseerd.
Financiële gegevens zoals betalingen worden gedurende 7 jaar bewaard, zoals de wet dat voorschrijft.
Welke rechten heeft u?
Elke persoon waarvan wij gegevens verzamelen heeft het recht om:
- hun persoonlijke gegevens te raadplegen,
- een correctie van uw persoonlijke gegevens aan te vragen,
- beperking van verwerking te vragen,
- de verwijdering van de gegevens te vragen.
Om deze rechten uit te kunnen oefenen dient u een verzoek te versturen naar de verantwoordelijke voor de ledenadministratie. De verantwoordelijke voor de ledenadministratie wordt jaarlijks tijdens de Algemene Vergadering door alle volwassen leden verkozen en u kan de gegevens terugvinden op de website: KMSK Bestuur
Het verwerken van de gegevens is cruciaal voor de werking van de club. Dit betekent dat indien u de verwijdering van gegevens aanvraagt, uw lidmaatschap hierbij ook wordt stopgezet.
Om uw rechten uit te oefenen in verband met de persoonlijke gegevens die met de Belgische schaakfederatie zijn gedeeld, dient u een verzoek te sturen naar de Belgische schaakfederatie: per mail naar de secretaris van de KBSB: secretary@frbe-kbsb-ksb.be. U kan eventueel het hele bestuur in kopie zetten: board@frbe-kbsb-ksb.be
Hoe dient u klacht in?
Indien u vermoedt dat uw gegevens niet verwerkt worden volgens de bepalingen van de AVG, kan u een klacht indienen bij het bestuurslid van de KMSK dat verantwoordelijk is voor de ledenadministratie.
Indien u dit zou wensen, kan u ook rechtstreeks een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: gegevensbeschermingsautoriteit.be – klacht indienen
Welke zijn onze voornaamste informatiebronnen?
Onze voornaamste informatiebronnen zijn de leden zelf of, in het geval een lid minderjarig is, zijn wettelijke vertegenwoordiger(s).
Respect voor de personen en hun persoonlijke levenssfeer
Bestuursleden van de KMSK die uw persoonsgebonden gegevens verwerken, leven de wettelijke bepalingen en de richtlijnen inzake raadpleging, behandeling en mededeling van persoonsgebonden gegevens met de grootste omzichtigheid na en nemen de nodige voorzorgen.
Er werden technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om de vertrouwelijkheid, de integriteit en de beschikbaarheid van uw gegevens te waarborgen.