Intern Reglement van de KMSK

1. Inleiding

Dit huishoudelijk reglement wordt opgesteld door de raad van bestuur en wordt goedgekeurd door de leden tijdens de jaarlijkse Algemene Vergadering.

Deze versie van het intern reglement werd goedgekeurd op de raad van bestuur van 10/06/2026, en werd nadien goedgekeurd volgens de geldende regels in de statuten op de Algemene Vergadering van vrijdag 4 september 2026.

Dit intern reglement is een aanvulling op de statuten van de club die beschikbaar zijn gesteld op de website of die ten alle tijden door de leden geraadpleegd kunnen worden op de clubavond.

Sectie 8 bevat de woordenlijst en afkortingen die in dit document gebruikt worden.

2. Woordenlijst

AV	Algemene Vergadering
FIDE	Fédération Internation des Echecs: de internationale schaakfederatie
KBSB	Koninklijke Belgische Schaakbond: de nationale schaakfederatie
KMSK	Koninklijke Mechelse Schaakkring: onze club
Schaakliga Antwerpen	De provinciale schaakfederatie
VSF	Vlaamse Schaakfederatie: de regionale schaakfederatie

3. Lidgeld

3.1 Lidmaatschap en bijdrage

• De leden worden opgedeeld in 2 categorieën:

  • Jeugdleden:

    • leden die op 31 december van het lopende seizoen maximum 20 jaar oud zijn.

  • Volwassen leden:

    • leden die op 31 december van het lopende seizoen 21 jaar of ouder zijn.

• Lidgelden voor volwassen leden:

  • Hoofdaansluiting:

    • Het lidgeld voor het lidmaatschap van de vereniging bedraagt 55,00 EUR per seizoen

  • Tweede aansluiting:

    • Het lidgeld voor het lidmaatschap van de vereniging, zonder een aansluiting bij de verschillende bonden, bedraagt 30,00 EUR per seizoen.

• Lidgelden voor jeugdleden

  • Het lidgeld voor het lidmaatschap van de vereniging als jeugdlid bedraagt 55,00 EUR per seizoen.

• Het lidmaatschap vangt slechts aan na de betaling van het verschuldigde lidgeld.

• Het lidmaatschap geeft recht op het volgende:

  • Aansluiting bij de KBSB, VSF en Schaakliga Antwerpen, tenzij er voor een tweede lidmaatschap is gekozen.

  • Stemrecht op de Algemene Vergadering, voor leden ouder dan 18 jaar op de datum van de Algemene Vergadering die tijdig het lidgeld betaald hebben.

  • Gratis deelname aan:

    • Clubkampioenschap

      • Nationale en regionale competities: Nationale Interclub en Zilveren Toren

      • Memorial Walter Huyck

      • Onze snelschaaktoernooien

      • Wintertoernooi

  • Verzekering tijdens de schaakactiviteiten, tenzij er voor een tweede lidmaatschap is gekozen.

• Jeugdleden krijgen daarboven op nog de volgende rechten:

  • Schaaklessen op zondagvoormiddag (incl. 1 werkboek van de Stappenmethode)

  • Gratis deelname aan:

    • Interne jeugdtoernooien

    • Antwerps Provinciaal Jeugdkampioenschap

    • KMSK Jeugkampioenschap

  • Begeleiding bij diverse externe jeugdtoernooien

3.2 Betalingswijze

• Het lidgeld kan worden betaald via overschrijving op het rekeningnummer van de club:

  • BE36 9731 4996 6781
  • Met vermelding van "Lidgeld [seizoen] [Naam en voornaam lid]"

3.3 Persoonlijke gegevens

• Om de inschrijving te kunnen volmaken moeten de nodige persoonlijke gegevens doorgegeven worden.
• Clubleden hebben de verplichting om bij wijziging van de gegevens de Verantwoordelijke van de Ledenadministratie steeds op de hoogte te brengen.
• Deze persoonlijke gegevens worden verwerkt volgens de geldende GDPR-wetgeving en volgens Privacyverklaring van de KMSK. Deze privacyverklaring moet gelezen en goedgekeurd worden bij de inschrijving.
• De Privacyverklaring van de KMSK wordt, indien gewijzigd, goedgekeurd als bijlage bij het huisreglement van de KMSK.

4. Seizoen en clubavond

• De club organiseert schaakavonden op de clubavond.

• De clubavond vindt plaats in het clublokaal op de Campus Pitzemburg, gelegen te Bruul 129, 2800 Mechelen.

• De clubavond vindt plaats van september tot en met juni, elke vrijdagavond, vanaf 20u00.

• Uitzonderingen op de bovenstaande regel worden per mail en op de website meegedeeld.

• Voor jeugdleden vinden de lessen plaats op zondagochtend tussen 9u45 en 12u00 op de Campus Pitzemburg, gelegen te Bruul 129, 2800 Mechelen.

• De jeugdkalender, die in het begin van het seizoen wordt doorgemaild en gepubliceerd op de website, geeft de data weer waarop de jeugdlessen plaatsvinden.

• De Nationale en Ligacompetities vinden plaats op de momenten die door de KBSB en de Antwerpse Schaakliga bepaald worden. Voor de Nationale Interclub Competitie is dit normaliter 11 zondagen per jaar, afwisselend thuis (Campus Pitzemburg) en op bezoek bij een club. Voor de Zilveren Toren van de Schaakliga Antwerpen is dit afwisselend thuis en op bezoek tijdens de clubavonden van de respectievelijke clubs.

5. Tornooireglementen

5.1 Deelname

• Deelname aan interne tornooien is voorbehouden aan leden die hun lidgeld hebben betaald.

• Voor externe tornooien gelden de reglementen van de organiserende instantie, tenzij anders bepaald door het bestuur.

5.2 Inschrijving

• Inschrijving voor interne tornooien gebeurt via e-mail, website of ter plaatse (indien toegestaan door het toernooireglement). Bij het publiceren van het tornooi worden de specifieke regels vermeld.

• Bij overschrijding van het maximum aantal deelnemers, beslist het bestuur over de toelating.

5.3 Tornooiverloop

• Bij de publicatie van een tornooi worden de speelregels, de paringswijze, rangschikking en speelwijze meegedeeld.

• De speelregels worden voor het tornooi bepaald en kunnen niet meer wijzigen eenmaal het tornooi gestart is.

5.4 Gedrag en discipline

• Leden dienen zich sportief en respectvol te gedragen tijdens tornooien. De gedragscodes zijn van toepassing.

• Het bestuur kan sancties opleggen bij ongepast gedrag, zoals waarschuwingen, uitsluiting van het tornooi of verdere disciplinaire maatregelen.

6. Terugbetaling van verplaatsingsonkosten

6.1 Ploegcompetities

• Leden die deelnemen aan ploegcompetities (zoals de Nationale Interclub Competitie en de Zilveren Toren) kunnen een vergoeding aanvragen voor hun verplaatsingsonkosten, enkel en alleen als zij minstens 1 andere speler meenemen.

• De minimale afstand tussen startpunt en eindpunt bedraagt 20 kilometer.

• De vergoeding bedraagt 0,30 EUR per kilometer (heen en terug).

6.2 Procedure

• Verplaatsingsonkosten dienen uiterlijk 14 dagen na de wedstrijd ingediend te worden bij de penningmeester, met vermelding van:

  • Datum van de wedstrijd en de naam van de competitie

  • Startpunt en bestemming

  • De penningmeester berekent de afstand op basis van de route die Google Maps voorstelt.

  • Bankrekeningnummer voor terugstorting

• De vergoeding wordt uitbetaald binnen 30 dagen na ontvangst van het verzoek.

7. Jeugdleden

7.1 Lidmaatschap en begeleiding

• Jeugdleden zijn leden die op 31 december van het lopende seizoen 20 jaar of jonger zijn.

• Ouders/voogden zijn verantwoordelijk voor het gedrag van de minderjarige leden tijdens activiteiten van de vereniging.

• Meerderjarige jeugdleden zijn zelf verantwoordelijk voor hun gedrag.

• Het is de verantwoordelijkheid van ouders/voogden om de minderjarige leden op en af te halen op de club.

7.2 Gedragscode

• De algemene gedragscode voor leden van de Koninklijke Mechelse Schaakkring is van toepassing.

7.3 Sancties bij wangedrag

• Bij licht wangedrag (bijvoorbeeld herhaaldelijk storend gedrag) krijgt het jeugdlid een mondelinge waarschuwing van de verantwoordelijke begeleider.

• Bij ernstig wangedrag (bijvoorbeeld pesten, agressie of diefstal) volgt een schriftelijke waarschuwing aan het jeugdlid en de ouders/voogden.

• Bij herhaling of zeer ernstig wangedrag kan het bestuur beslissen tot:

  • Tijdelijke schorsing: een bepaalde periode geen deelname aan activiteiten.

  • Definitieve schorsing tot de AV van de vereniging, na overleg met de ouders/voogden. De AV beslist over een uitsluiting uit de club.

7.4 Procedure bij pesten of ongepast gedrag

• Bij vermoedens van pesten of ongepast gedrag wordt dit onmiddellijk gemeld aan het bestuur.

• Het bestuur onderneemt een onderzoek en hoort alle betrokken partijen (jeugdlid, ouders/voogden, getuigen).

• Afhankelijk van de ernst van het incident worden passende maatregelen genomen, zoals:

  • Een gesprek met het jeugdlid en de ouders/voogden.

  • Een schriftelijke waarschuwing.

  • Tijdelijke of definitieve uitsluiting van de vereniging.

7.5 Begeleiding en toezicht

• Tijdens activiteiten voor jeugdleden is er altijd minimaal één volwassen begeleider aanwezig.

• Begeleiders zijn verantwoordelijk voor de veiligheid en het welzijn van de jeugdleden tijdens verenigingsactiviteiten.

7.6 Privacy en veiligheid

• Persoonsgegevens van jeugdleden worden vertrouwelijk behandeld en alleen gebruikt voor verenigingsdoeleinden. De privacyverklaring van de Koninklijke Mechelse Schaakkring en de geldende wetgeving zijn van toepassing.

• Individuele foto's en video's van jeugdleden mogen alleen gemaakt en gedeeld worden met toestemming van de ouders/voogden.

• De club mag steeds sfeerfoto's van publieke evenementen delen, indien er geen individuele jeugdleden op geviseerd worden: hieronder worden sfeerbeelden en verslagen van tornooien gerekend.

• De begeleiders van de vereniging hebben een gedragscode en tuchtreglement ondertekend.

• Indien leden en/of ouders/voogden van leden klachten hebben, kunnen zij terecht bij de verantwoordelijke van de jeugd van de schaakclub.

• Indien men vermoedt dat de verantwoordelijke en/of het bestuur de klacht niet objectief kan behandelen, of bij onethisch of grensoverschrijdend gedrag, is er een onafhankelijk Aanspreekpunt Integriteit (API) dat gecontacteerd kan worden via de contactgegevens op de website.

8. Slotbepalingen

• Dit intern reglement treedt in werking na goedkeuring door de Algemene Vergadering.

• Wijzigingen aan dit reglement worden voorgesteld door het bestuur en goedgekeurd door de Algemene Vergadering met een gewone meerderheid.

• In gevallen die niet voorzien zijn in dit reglement, of in de statuten, beslist het bestuur in eer en geweten.